VOORBEHOUD: Ons Privacybeleid is voor uw gemak automatisch in het Nederlands vertaald. Het oorspronkelijke Engelse Privacybeleid is de gezaghebbende versie. Bij verschillen of tegenstrijdigheden tussen de vertaalde versie en de oorspronkelijke Engelse versie heeft de Engelse versie voorrang.
VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE:
PayProff A/S
CVR-nummer: 40914307
Banegårdsgade 2,
8700 Horsens
Denemarken
Contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming:
support@payproff.com
Gegevensbescherming en gegevensbeveiliging zijn bij PayProff van het grootste belang. Wij verwerken en gebruiken persoonsgegevens alleen voor zover dat nodig is om onze diensten te kunnen leveren. Wij vragen u onze Algemene Voorwaarden en ons Privacybeleid, die samen deel uitmaken van onze overeenkomst met u, zorgvuldig te lezen.
1. Inleiding en toepassingsgebied
a. Dit Privacy- en cookiebeleid is van toepassing op alle diensten die PayProff A/S verleent binnen de Europese Economische Ruimte (EER) en in alle andere rechtsgebieden waar wij actief zijn. Het legt uit hoe wij persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, opslaan en beschermen wanneer u gebruikmaakt van ons platform of onze diensten.
b. Wij verwerken persoonsgegevens in strikte overeenstemming met:
- de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) (EU 2016/679)
- de tweede Richtlijn betalingsdiensten (PSD2) (EU 2015/2366)
- de EU-antiwitwasrichtlijnen (AMLD)
- de toepasselijke nationale wetgeving en toezichtsvereisten in elk rechtsgebied.
c. Door een gebruikersprofiel (‘Profiel’) aan te maken of onze diensten te gebruiken, gaat u een contractuele relatie met ons aan. Om deze diensten te leveren en aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen, moeten wij bepaalde persoonsgegevens verwerken. Onze verwerking is gebaseerd op:
- AVG artikel 6, lid 1, onder b) – noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst.
- AVG artikel 6, lid 1, onder c) – nakoming van wettelijke verplichtingen (bijv. AML/KYC, PSD2).
- AVG artikel 6, lid 1, onder f) – gerechtvaardigde belangen zoals fraudepreventie en platformbeveiliging.
d. Dit beleid beschrijft:
- Welke persoonsgegevens wij verzamelen.
- Waarom en hoe wij deze verwerken.
- Uw rechten op grond van de AVG en aanverwante regelgeving.
- Hoe wij uw informatie beschermen.
2. Categorieën persoonsgegevens
a. Wij verzamelen alleen persoonsgegevens die nodig zijn om onze diensten te leveren, aan wettelijke verplichtingen te voldoen en de beveiliging van het platform te handhaven. Hieronder staan de categorieën persoonsgegevens die wij verwerken:
i. Identificatie- en profielgegevens
- Voornaam en achternaam
- Woonadres en postcode
- Nationaliteit en geboortedatum
- E-mailadres en telefoonnummer
- KYC-documentatie (bijv. een door de overheid uitgegeven identiteitsbewijs met foto, zoals een paspoort of nationale identiteitskaart)
- Antwoorden op KYC-gerelateerde vragen over het doel en de beoogde aard van de zakelijke relatie
ii. Technische gegevens
- IP-adres
- Apparaat- en verbindingsmetadata
- Tijdstempels van aanmeldingen en sessie-ID's
iii. Transactiegegevens
Bankrekeninggegevens (IBAN, rekeningnummer en bankregistratienummer)
- Betaalkaartgegevens (kaartnummer, vervaldatum, CVV)
- Transactiegegevens (bedrag, valuta, tegenpartijen, data en referentienummers)
iv. Bijzondere categorieën gegevens: Wij verwerken geen bijzondere categorieën persoonsgegevens zoals gedefinieerd in artikel 9 van de AVG, zoals:
- Ras of etnische afkomst
- Politieke opvattingen
- Religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen
- Lidmaatschap van een vakbond
- Genetische of biometrische gegevens voor identificatie
- Gezondheidsgegevens
- Gegevens over seksuele gerichtheid of seksueel gedrag
v. Verstrek dergelijke informatie niet wanneer u contact met ons heeft. Indien dergelijke gegevens per ongeluk worden gedeeld, zullen wij deze verwijderen, tenzij de wet anders vereist.
3. Registratie en identiteitsverificatie
a. Leeftijdsverificatie
i. Om te voldoen aan wettelijke vereisten en de integriteit van het platform te beschermen, staan wij alleen gebruikers van 18 jaar of ouder toe een profiel aan te maken en te behouden.
ii. Ons supportteam kan contact met u opnemen om uw leeftijd te bevestigen en passende identiteitsdocumenten op te vragen. Deze documenten worden uitsluitend voor verificatiedoeleinden gebruikt en worden niet langer bewaard dan nodig is voor de naleving van de regelgeving.
b. Identiteitsverificatie
i. Wij zijn verplicht uw identiteit in verschillende situaties te verifiëren om:
- Fraude en ongeautoriseerd gebruik van accounts te voorkomen.
- De naleving van verplichtingen inzake de bestrijding van witwassen (AML) en het ken-uw-klantbeginsel (KYC) te waarborgen.
- Te bevestigen dat transacties worden uitgevoerd door legitieme rekeninghouders.
-- Identiteitsverificatie vindt plaats op grond van:
--- AVG artikel 6, lid 1, onder b) – noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst.
--- AVG artikel 6, lid 1, onder c) – nakoming van wettelijke verplichtingen (AML/KYC, PSD2).
--- AVG artikel 6, lid 1, onder f) – gerechtvaardigde belangen bij het voorkomen van fraude en het waarborgen van de platformbeveiliging.
ii. Verificatiemethoden
iii. Wij kunnen gebruikmaken van beveiligde elektronische diensten voor identiteitsverificatie en hulpmiddelen voor documentvalidatie om uw identiteit te bevestigen. Deze diensten werken op basis van strikte verwerkersovereenkomsten en voldoen aan de vereisten van de AVG.
- Voorbeelden hiervan zijn:
-- Verificatie via elektronische ID voor natuurlijke personen.
-- Verificatie van documenten en bedrijfsidentiteit voor rechtspersonen.
iv. Alle aanbieders worden op naleving gecontroleerd en zijn actief binnen de EER of werken op basis van goedgekeurde doorgiftemechanismen.
4. Gegevensverwerking en dienstverlening
a. Hosting en infrastructuur
i. Ons platform en de bijbehorende diensten worden gehost op een beveiligde cloudinfrastructuur binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Alle hostingproviders zijn gebonden aan strikte contractuele verplichtingen om naleving van artikel 28 van de AVG te waarborgen en passende technische en organisatorische maatregelen te treffen om persoonsgegevens te beschermen.
ii. Alle aanbieders worden gecontroleerd op naleving van de EU-normen voor gegevensbescherming en slaan gegevens op binnen de EER of op basis van goedgekeurde doorgiftemechanismen (bijv. modelcontractbepalingen).
b. Een PayProff-account aanmaken
i. Om een account aan te maken, moet u een e-mailadres, een telefoonnummer en een veilig wachtwoord opgeven.
ii. Na registratie is identiteitsverificatie vereist om te voldoen aan AML/KYC-verplichtingen en PSD2-vereisten. Dit omvat het verstrekken van identiteitsdocumenten en financiële gegevens zoals beschreven in het onderdeel Categorieën persoonsgegevens.
5. Dienstverlening en transactieverwerking
a. PayProff levert diensten waarmee gebruikers geld kunnen overmaken en/of ontvangen in het kader van transacties die buiten het platform zijn overeengekomen. Om deze diensten veilig en in overeenstemming met wettelijke verplichtingen te leveren, verwerken wij persoonsgegevens zoals hieronder beschreven. De verwerking is gebaseerd op:
i. AVG artikel 6, lid 1, onder b) – noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst.
ii. AVG artikel 6, lid 1, onder c) – nakoming van AML/KYC- en PSD2-verplichtingen.
iii. AVG artikel 6, lid 1, onder f) – gerechtvaardigde belangen bij fraudepreventie en platformbeveiliging
b. Alle betalingsverwerking vindt plaats via beveiligde, PCI-DSS-conforme externe aanbieders op basis van AVG-conforme overeenkomsten
6. Support en verbetering van de dienstverlening
a. Wij verwerken persoonsgegevens om support te bieden en onze diensten te verbeteren:
i. Verwerkte categorieën: profielgegevens, technische gegevens, transactiegegevens en alle informatie die u verstrekt tijdens contact met support.
ii. Grondslag: AVG artikel 6, lid 1, onder f) – gerechtvaardigd belang bij het leveren van support van hoge kwaliteit en het verbeteren van de diensten.
b. Supportzaken worden veilig binnen ons platform opgeslagen. Transactiegerelateerde gegevens die nodig zijn voor de naleving van AML-, boekhoud- en betalingsregelgeving worden bewaard gedurende vijf jaar na het einde van de zakelijke relatie.
7. Marketing en analyse
a. Marketing en promotie: Wij verwerken uw persoonsgegevens alleen voor marketingdoeleinden wanneer daarvoor een duidelijke rechtsgrondslag bestaat.
i. Nieuwsbrieven en promotionele aanbiedingen (toestemming): Als u uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven door het betreffende opt-in-vakje op ons platform aan te vinken, gebruiken wij uw contactgegevens om u per e-mail nieuwsbrieven en promotionele aanbiedingen te sturen.
- Rechtsgrondslag: AVG artikel 6, lid 1, onder a) – toestemming.
ii. Aanbevelingen voor bestaande klanten ("soft opt-in"): Als u eerder een dienst bij ons heeft afgenomen, kunnen wij u aanbiedingen sturen die specifiek betrekking hebben op vergelijkbare producten of diensten. Wij doen dit om u op de hoogte te houden van relevante mogelijkheden. U kunt zich op elk moment afmelden voor deze communicatie.
- De verwerking is gebaseerd op:
-- Rechtsgrondslag: AVG artikel 6, lid 1, onder f) – gerechtvaardigd belang (bij het promoten van ons bedrijf bij bestaande klanten, in overeenstemming met de toepasselijke e-privacyregelgeving).
iii. Platformoptimalisatie en content in de app: Wij kunnen gegevens over uw gebruik van het platform gebruiken om u relevante functies of aanbevelingen te tonen binnen de PayProff-interface (bijv. "Maak uw profiel compleet" of "Beveilig uw volgende transactie").
- Rechtsgrondslag: AVG artikel 6, lid 1, onder f) – gerechtvaardigd belang (bij het verbeteren van de gebruikerservaring en het gebruik van de dienst).
b. Intrekking en afmelding: U kunt uw toestemming op elk moment intrekken of bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens voor marketingdoeleinden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van toestemming vóór de intrekking daarvan.
i. Hoe u zich afmeldt: U kunt uw toestemming voor marketing op elk moment intrekken of aanpassen door contact op te nemen met support@payproff.com.
c. Statistieken
i. Wij gebruiken geanonimiseerde of geaggregeerde gegevens voor statistische doeleinden om onze diensten te verbeteren. Deze verwerking is gebaseerd op AVG artikel 6, lid 1, onder f) – gerechtvaardigd belang bij de optimalisatie van de dienstverlening, waarbij wordt gewaarborgd dat uw rechten en vrijheden niet zwaarder wegen.
8. Delen van gegevens en verwerking door derden
a. Delen van gegevens tussen gebruikers
i. Om transacties mogelijk te maken, worden beperkte profielgegevens (voornaam, achternaam, e-mailadres en land van verblijf) gedeeld tussen de tegenpartijen. Er worden geen andere persoonsgegevens bekendgemaakt.
ii. Ten behoeve van fraudepreventie en naleving van de regelgeving verzamelen wij tijdens geldtransacties de IP-adressen van beide partijen.
iii. Verplichtingen van de verkoper
- U moet uw eigen bankrekeninggegevens (IBAN of rekeningnummer) opgeven voor het ontvangen van betalingen.
- Betalingen kunnen alleen worden gedaan op rekeningen die op uw naam staan, zoals vereist door de EU-AMLD en de nationale antiwitwaswetgeving.
iv. Verplichtingen van de koper:
- U kunt kiezen uit de beschikbare betaalmethoden (bijv. kaart, mobiele betaling, bankoverschrijving).
- Voor kaartbetalingen verzamelen wij kaarthoudergegevens (kaartnummer, vervaldatum, CVV) om de transactie veilig te verwerken.
- Voor mobiele betalingen verzamelen wij uw telefoonnummer.
- Voor bankoverschrijvingen moet u het verstrekte unieke referentienummer gebruiken. Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is om onze diensten te leveren, aan wettelijke verplichtingen te voldoen of onze gerechtvaardigde belangen te beschermen. Alle derden zijn gebonden aan AVG-conforme verwerkersovereenkomsten en werken volgens strikte normen voor vertrouwelijkheid en beveiliging.
b. Categorieën ontvangers:
i. Betaalnetwerken en banken – voor de uitvoering en afwikkeling van transacties.
ii. Aanbieders van identiteitsverificatie – voor naleving van KYC en AML.
iii. Aanbieders van cloudhosting en IT-diensten – voor een veilige werking van het platform.
iv. Regelgevende en toezichthoudende autoriteiten – wanneer de wet dit vereist of voor fraudeonderzoeken.
v. Analyse- en marketingpartners – uitsluitend met uw toestemming voor marketingdoeleinden.
vi. Wij verkopen of verhuren uw persoonsgegevens niet aan derden.
9. Internationale doorgifte
a. Indien gegevens worden doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte (EER):
- Doorgifte vindt plaats op basis van door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen (SCC's).
- Waar van toepassing baseren wij ons op adequaatheidsbesluiten voor specifieke rechtsgebieden.
- Er worden aanvullende waarborgen getroffen om naleving van hoofdstuk V van de AVG te garanderen.
10. Beveiligingsmaatregelen
a. Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde verstrekking of toegang, zoals vereist door artikel 32 van de AVG.
i. Ons beveiligingskader omvat:
- Versleuteling van gegevens tijdens verzending en opslag.
- Multifactorauthenticatie (MFA) voor toegang tot accounts.
- Rolgebaseerd toegangsbeheer (RBAC) om interne toegang tot gegevens te beperken.
- Regelmatige penetratietests en kwetsbaarheidsbeoordelingen.
- Procedures voor incidentrespons die zijn afgestemd op de AVG-vereisten voor het melden van datalekken (artikelen 33–34).
b. Alle medewerkers die persoonsgegevens verwerken, zijn gebonden aan geheimhoudingsovereenkomsten en krijgen regelmatig training in gegevensbescherming.
11. Opheffing van uw profiel
a. Opheffing aanvragen
i. U kunt op elk moment verzoeken om opheffing van uw profiel door contact met ons op te nemen via support@payproff.com. Wij bevestigen de ontvangst en begeleiden u door het proces.
b. Voorwaarden voor opheffing
i. Uw profiel kan pas worden opgeheven wanneer:
- Alle lopende transacties zijn afgerond.
- Eventuele openstaande supportzaken zijn opgelost. Dit zorgt ervoor dat contractuele verplichtingen en financiële afwikkelingen correct worden afgerond.
c. Bewaring van gegevens na opheffing
i. Het opheffen van uw profiel betekent niet dat alle gegevens onmiddellijk worden verwijderd. Wij zijn wettelijk verplicht bepaalde informatie te bewaren voor nalevingsdoeleinden, waaronder:
- Transactieoverzichten en bijbehorende gegevens gedurende vijf jaar om te voldoen aan de EU-antiwitwasrichtlijnen (AMLD), PSD2 en boekhoudregelgeving.
- Alle gegevens die nodig zijn voor fraudeonderzoeken of juridische claims.
ii. Na afloop van de bewaartermijn worden uw gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd in overeenstemming met de beginselen van de AVG.
12. Rechten van betrokkenen
a. Op grond van hoofdstuk III van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
i. Recht op inzage (art. 15): bevestiging verkrijgen of wij uw gegevens verwerken en een kopie ontvangen.
ii. Recht op rectificatie (art. 16): onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
iii. Recht op gegevenswissing (art. 17): verzoeken om verwijdering van uw gegevens voor zover wettelijk toegestaan.
iv. Recht op beperking van de verwerking (art. 18): de verwerking onder bepaalde voorwaarden laten beperken.
v. Recht op overdraagbaarheid van gegevens (art. 20): uw gegevens ontvangen in een gestructureerd, machineleesbaar formaat.
vi. Recht van bezwaar (art. 21): bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen of voor direct marketing.
vii. Recht om toestemming in te trekken: uw toestemming op elk moment intrekken zonder dat dit afbreuk doet aan eerdere rechtmatige verwerking.
b. Beperkingen bij de uitoefening van rechten
i. Hoewel wij uw rechten op grond van de AVG respecteren, kunnen bepaalde verzoeken (zoals wissing of beperking) niet worden ingewilligd wanneer voortzetting van de verwerking noodzakelijk is vanwege zwaarder wegende gerechtvaardigde belangen of wettelijke verplichtingen. Voorbeelden hiervan zijn:
- Incasso: om openstaande bedragen te innen die op grond van contractuele afspraken verschuldigd zijn.
- Naleving van regelgeving: om te voldoen aan verplichtingen op grond van AML/KYC-wetgeving, PSD2 en boekhoudregelgeving.
- Fraudepreventie en beveiliging: om verdachte activiteiten te onderzoeken of de integriteit van ons platform te beschermen.
- Financiële controles: om negatieve rente of andere maatregelen toe te passen die door de wet of de overeenkomst worden vereist.
ii. In dergelijke gevallen zullen wij:
- U duidelijk informeren over de reden van de weigering.
- De rechtsgrondslag voor de voortgezette verwerking vermelden (bijv. AVG art. 6, lid 1, onder c) of f)).
- Ervoor zorgen dat uw belangen en rechten in aanmerking worden genomen en niet zonder rechtvaardiging terzijde worden geschoven.
c. Stuur uw verzoek naar support@payproff.com. Wij reageren binnen 30 dagen, zoals vereist door de AVG. Als u niet tevreden bent met ons antwoord, kunt u een klacht indienen bij elke EU-toezichthoudende autoriteit, waaronder Datatilsynet (Denemarken).
13. Cookies en trackingtechnologieën
a. Onze website en ons platform gebruiken cookies en vergelijkbare technologieën om de functionaliteit te verbeteren, het gebruik te analyseren en content te personaliseren.
b. Soorten cookies
Strikt noodzakelijk:
i. Vereist voor de kernfuncties van het platform.
ii. Prestaties en analyse: helpen ons gebruikspatronen te begrijpen en onze diensten te verbeteren.
iii. Marketing en personalisatie: gebruikt voor gerichte advertenties (alleen met toestemming).
- Rechtsgrondslag:
-- Niet-essentiële cookies worden alleen met uw toestemming gebruikt (AVG art. 6, lid 1, onder a) en de e-privacyrichtlijn).
-- U kunt uw toestemming op elk moment beheren of intrekken via onze cookiebanner of uw browserinstellingen.
14. Governance en naleving
a. Wij hanteren een uitgebreid nalevingskader om de bescherming van persoonsgegevens en de naleving van de toepasselijke regelgeving te waarborgen:
i. Interne audits en monitoring: Wij voeren regelmatig interne audits uit om de naleving van de AVG, PSD2, AMLD en andere relevante regelgeving te controleren. Bevindingen worden gedocumenteerd en corrigerende maatregelen worden onverwijld doorgevoerd.
ii. Training en bewustwording van personeel: Alle medewerkers die persoonsgegevens verwerken, volgen een verplichte training over de beginselen van gegevensbescherming, beveiligingsprotocollen en procedures voor incidentrespons. De training wordt periodiek en bij wijzigingen in de regelgeving opgefrist.
iii. Monitoring van regelgeving en best practices: Wij volgen voortdurend de wijzigingen in de wetgeving inzake gegevensbescherming, branchenormen en richtsnoeren van toezichthoudende autoriteiten om ervoor te zorgen dat ons beleid en onze werkwijzen actueel en doeltreffend blijven.
iv. Beoordelingscyclus van het beleid: Dit Privacybeleid en de bijbehorende nalevingsdocumenten worden ten minste jaarlijks beoordeeld, of eerder indien zich belangrijke wijzigingen in de regelgeving of bedrijfsvoering voordoen.
15. Wijzigingen in dit Privacybeleid
a. Wij kunnen dit Privacybeleid bijwerken om wijzigingen in wettelijke vereisten, technologie of onze bedrijfsvoering te weerspiegelen.
i. Kennisgeving van wijzigingen
- Wezenlijke wijzigingen: Als updates aanzienlijke gevolgen hebben voor de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken of voor uw rechten, stellen wij u daarvan vooraf op de hoogte per e-mail en/of via een duidelijke mededeling op ons platform.
- Kleine updates: Niet-wezenlijke wijzigingen (bijv. verduidelijkingen of opmaak) worden zonder voorafgaande kennisgeving op onze website gepubliceerd.
b. Ingangsdatum en versiebeheer
i. Elke versie van dit beleid vermeldt bovenaan een ingangsdatum.
ii. Voortgezet gebruik van onze diensten nadat wijzigingen van kracht zijn geworden, geldt als uw aanvaarding van het bijgewerkte beleid.